我校實行“本科新生檔案、研究生新生檔案歸檔移交由年級輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)制”，檔案館以“公對公”的形式，負(fù)責(zé)對年級輔導(dǎo)員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)并辦理檔案歸檔手續(xù)，不接收學(xué)生個人送交的檔案。
一、歸檔工作流程
到檔案館108室領(lǐng)取新檔案袋 → 在學(xué)院填寫檔案袋脊背上的各段信息（學(xué)院名稱可蓋簽章） →抽出黨團材料存放學(xué)院→ 如實填寫XX級研究生（或本科生）新生檔案“卷內(nèi)目錄”，與新老檔案材料一并裝入新檔案袋中，研究生需要密封入學(xué)前檔案 →檔案袋按學(xué)號“從小到大”排序 → 編制檔案“案卷移交目錄”（學(xué)生名單，學(xué)號從小到大） → 打印移交目錄封面、領(lǐng)導(dǎo)反饋意見、案卷移交目錄（一式二份，外放，加蓋學(xué)院公章、學(xué)院副書記簽字） → 到檔案館108室人事檔案部辦理交接手續(xù)。
二、不歸檔和歸檔材料
序號
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不歸檔材料名稱
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備注
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1
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團證、各類獲獎證書原件及復(fù)印件
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屬非檔案材料，交由學(xué)生本人保管
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2
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入團志愿書及申請書
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此次不歸檔，暫由年級輔導(dǎo)員存學(xué)院保管備用，畢業(yè)時與其他材料一并合檔
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3
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積極分子、預(yù)備黨員、正式黨員黨籍材料
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此次不歸檔，暫由年級輔導(dǎo)員存學(xué)院保管備用，畢業(yè)時與其他材料一并合檔
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歸檔材料名稱
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備注
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（一）研究生
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1
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研究生錄取登記表
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到本學(xué)院研究生秘書處領(lǐng)取
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2
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政審表、定向協(xié)議
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有則放入，只適用于此類學(xué)生
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3
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研究生入學(xué)前的個人檔案
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抽出團籍、黨籍材料后，將原個人檔案袋用學(xué)院自制封條封口，并加蓋學(xué)院公章，裝入新生檔案袋中。
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4
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說明：
A．本校升學(xué)的研究生新生檔案，由年級輔導(dǎo)員在辦理新生檔案交接手續(xù)時，現(xiàn)場調(diào)出此類新生檔案裝檔。需要提前準(zhǔn)備好該生的本科學(xué)號、打印填寫好“研究生新生卷內(nèi)目錄”，新生檔案“移交目錄”制表時須包括此類學(xué)生，可在備注欄里寫明是本校升學(xué)。
B．本次歸檔，不包括免費師范生在職攻讀教育碩士、MPA/MBA、教育博士。此類學(xué)生在校期間形成的全部檔案，由年級輔導(dǎo)員在學(xué)院自行管理，畢業(yè)時由學(xué)生交本人所在工作單位人事部門。
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（二）本科生
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1
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高中畢業(yè)生登記表、高中學(xué)籍卡
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2
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高考報名登記表、高考志愿表、高考體檢表
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3
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免費師范生協(xié)議
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4
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說明：
預(yù)科生檔案由年級輔導(dǎo)員在辦理新生檔案交接手續(xù)時現(xiàn)場調(diào)檔處理，需提前打印“本科新生檔案卷內(nèi)目錄”，現(xiàn)場填寫裝袋，新生檔案“移交目錄”制表時里需包括此類學(xué)生，可在備注里標(biāo)明“預(yù)科生”。
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三、檔案裝具（紙質(zhì)檔案袋）
認(rèn)真填寫所領(lǐng)檔案袋脊背上的各段信息，須字跡工整、美觀清晰、書寫準(zhǔn)確。新寫的檔案袋不封口、不折疊，保持裝檔后完好無損。
四、袋裝“卷內(nèi)目錄”
各學(xué)院自行用A4紙打印《——級研究生（或本科生）檔案卷內(nèi)目錄》，須如實填寫袋中材料數(shù)量，在“備注”欄中標(biāo)明已抽出的團籍和黨籍材料的詳細名稱，表頭寫明 年級 字樣。每名新生檔案袋內(nèi)裝1份卷內(nèi)目錄。
五、交接手續(xù)及時間
1．?dāng)y帶材料：
?。?）紙質(zhì)移交目錄。由“xx級研究生（或本科生）新生檔案移交目錄封面”、“領(lǐng)導(dǎo)反饋意見”、“案卷移交目錄”（學(xué)號從小到大排序，A4紙，一式二份，公章、簽字手續(xù)完備）三份材料組成。移交目錄里的學(xué)生數(shù)等于移交的檔案袋數(shù)。入學(xué)前檔案未轉(zhuǎn)入的需要在備注欄里寫清楚，檔案袋里只裝入研究生錄取登記表和一張卷內(nèi)目錄。此外，電子版“案卷移交目錄”上傳至郵箱 [email protected]。
?。?）新生檔案袋。按學(xué)號從小到大排序，與案卷移交目錄順序一致。
2．交接時間：研究生于9月26日—10月12日間完成移交歸檔，本科生在10月13日—10月21日完成移交歸檔。各學(xué)院移交時間詳見附表1.
3．交接驗收說明：移交驗收分二步進行。第一步：按“案卷移交目錄”表中的新生姓名，交接雙方當(dāng)面一一核對清點作標(biāo)識；第二步：交接雙方當(dāng)面按“卷內(nèi)目錄”逐卷一件件核對清點。第一、二步核對時發(fā)現(xiàn)的問題，由年級輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)處理。
六、 其它提示
1．研究生（或本科生）移交目錄封面、領(lǐng)導(dǎo)反饋意見、新生檔案案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄（裝袋用）模板、各單位安排時間見附件。
2．辦公地點：校本部綜合行政樓一樓西側(cè)108室人事檔案部；
3．領(lǐng)取檔案袋時間：周一至周五，上午8:30-11:00，下午1:30-4:00 ；
4．聯(lián)系電話：85099149；聯(lián)系人：李老師、周老師。
附件：1．
各單位移交時間安排.xlsx
2．本科生新生檔案案卷移交目錄模板.xlsx
3．研究生新生檔案案卷移交目錄模板.xlsx
4．![]()
——級本科新生檔案卷內(nèi)目錄(放檔案袋內(nèi)).doc
5．![]()
——級研究生新生檔案卷內(nèi)目錄（放檔案袋內(nèi)）.doc
6．![]()
移交封皮.doc
7．![]()
領(lǐng)導(dǎo)反饋意見.doc
檔案館
2022年9月21日
